Digital transformasjon er et av de begrepene som brukes om alt fra å innføre et nytt regnskapssystem til å bygge om hele forretningsmodellen. Det gjør det vanskelig å vite hva man egentlig snakker om, og enda vanskeligere å vite hvor man skal begynne.
Vi foreslår en enklere definisjon: å endre hvordan arbeidet gjøres, ikke bare å digitalisere den gamle måten å gjøre det på.
Forskjellen på å digitalisere og å endre
Dette skillet er verdt å dvele ved, fordi det forklarer hvorfor mange prosjekter gir mindre enn ventet.
Å digitalisere er å ta et skjema på papir og lage det samme skjemaet på en skjerm. Det er ofte nyttig, og det sparer noe tid. Men prosessen er den samme, med de samme leddene og den samme ventetiden.
Å endre er å spørre hvorfor skjemaet finnes. Kanskje trengs bare halvparten av feltene. Kanskje kan systemet hente resten selv. Kanskje trenger godkjenningen ikke å gå gjennom tre personer. Det er der gevinsten ligger, og det er også derfor slike prosjekter krever noen som har myndighet til å endre arbeidsmåten, ikke bare verktøyet.
Hvorfor de store prosjektene ofte skuffer
De ambisiøse initiativene har en tendens til å bli lange, og lange prosjekter har to problemer.
Det ene er at forutsetningene rekker å endre seg. Det som var riktig løsning da prosjektet startet, er ikke nødvendigvis riktig når det er ferdig atten måneder senere.
Det andre er at ingenting kommer i drift underveis. Det betyr at ingen lærer noe før alt er ferdig, og at organisasjonen mister tålmodigheten. Prosjekter som dør, dør sjelden av tekniske grunner. De dør fordi ingen orker mer.
Begynn der det gjør vondt
Det som virker er å velge én konkret ting som irriterer folk i dag, løse den ordentlig, og sette den i drift raskt.
Det har flere fordeler enn å være billigere. Dere får en løsning i bruk mens dere fortsatt lærer. Dere får et tall å vise til internt. Og dere får med dere de ansatte, fordi de opplever at noe faktisk ble bedre framfor at de fikk et nytt system å forholde seg til.
Spør de ansatte hva de bruker tid på som føles unødvendig. Listen dere får, er som regel kortere og mer konkret enn det en strategiprosess ville produsert, og den peker som regel rett på dobbeltarbeid og venting. Vi har skrevet mer om hvordan man finner og regner på dette i hvordan effektivisere bedriften med apputvikling.
Hva en app har å gjøre med det
En app er ikke svaret på digital transformasjon. Den er ett verktøy blant flere, og den er riktig i noen situasjoner.
Den er riktig når arbeidet skjer utenfor kontoret. Folk som er hos kunder, på anlegg eller i butikk, har ofte en løsning i dag som innebærer papir, telefonsamtaler eller å vente til de er tilbake ved en PC. Der fjerner en app et helt ledd.
For arbeid som skjer ved en skjerm, er en webapplikasjon som regel riktigere. Den er rimeligere, kan endres samme dag, og slipper app-butikkene helt.
Og noen ganger er svaret verken eller. Finnes det et ferdig system som dekker behovet, eller har fagsystemet dere allerede har funksjonalitet ingen har tatt i bruk, er det nesten alltid rimeligere.
Det som avgjør om det lykkes
Etter en del slike prosjekter er mønsteret ganske tydelig, og det handler lite om teknologi.
De ansatte må være med tidlig. Et verktøy som innføres ovenfra med beskjed om at alle nå skal bli mer effektive, møter motstand. Et verktøy noen har vært med å forme fordi det fjerner noe de selv synes er irriterende, blir tatt i bruk.
Noen må kunne ta beslutninger raskt. Ventetid på avklaringer er den vanligste enkeltårsaken til at prosjekter sklir.
Og noen må eie løsningen etter at prosjektet er over. Uten en eier forfaller den gradvis til noen foreslår å erstatte den.
Hva det koster
En webapplikasjon for interne arbeidsflyter, med roller og integrasjoner, ligger typisk på 150 000 til 300 000. En mobilapp for feltarbeid ligger på 80 000 til 300 000 når den trenger innlogging, og lavere hvis den kan lagre data lokalt. Regn 10 til 20 prosent av utviklingskostnaden årlig til vedlikehold.
Du kan sette sammen et anslag i priskalkulatoren, og lese mer om når regnestykket går opp i når lønner det seg å lage en app.
Et realistisk første steg
Velg den oppgaven flest klager på, sett tall på hvor mye tid den koster, og sjekk om systemene dere har kan løse den. Gjenstår det fortsatt et problem, har dere et godt grunnlag for å gå videre.
Det er en mindre imponerende plan enn en strategi for digital transformasjon, og den har den fordelen at den faktisk blir gjennomført.
Ta kontakt hvis dere vil ha hjelp til å gå gjennom det.